Wie kann ich in Dr. Tax Fristen verwalten?

Abschnitte in diesem Beitrag:

Fristverlängerung durchführen - Übersicht

Fristverlängerung durchführen - Kurzanleitung

Fristverlängerung durchführen - Detailanleitung

Briefvorlagen Fristverlängerung anpassen

Eingereichte Fristgesuchen nachverfolgen

(Bewilligte) Fristen eintragen

Fälligkeitsliste erstellen/drucken

Fristverlängerung durchführen

Übersicht

  1. Mit Dr. Tax Office 3.0 können Sie für Fristgesuche juristische und natürliche Personen per Einzelgesuch, Sammelgesuch oder elektronisch per E-Mail (u.a. BS, FR, GE, SH, VD, VS, ZG) oder online (u.a. ZH) einreichen.
  2. Alle notwendigen Briefvorlagen für die Fristen sind bereits hinterlegt. Diese können einfach adaptiert und genutzt werden.
  3. Eingereichte Fristgesuche werden automatisch unter "Eingereichte Fristgesuche" und bei der Steuererklärung im Register "Korrespondenz" archiviert.
  4. In der Fristen-Übersichtstabelle finden Sie den Zusammenzug aller Steuererklärungen und Nebensteuerdomizile welche Sie im jeweiligen Steuerjahr erfasst haben.
  5. Fälligkeitslisten lassen sich mit wenigen Klicks nach Excel exportieren:

  6. Gewisse Datumsfelder lassen sich in der Detailübersicht "Fristen" direkt editieren (möchten sie beispielsweise ein Verlängerungs-Datum direkt nach einer telefonischen Vereinbarung mit einem Steuerkommissar eintragen).
  7. Für eine Massenmutation von Fristeinträgen können Sie einfach mehrere Fristeinträge in der Tabelle markieren. Mutieren Sie anschliessend in der Detailansicht rechts die gewünschten Informationen:

Kurzanleitung

Vorbereitung

  • Stellen Sie sicher, dass alle Steuererklärungen, für welche Sie eine Fristverlängerung beantragen möchten auch als Steuererklärung im entsprechenden Steuerjahr eröffnet bzw. aus dem Vorjahr übernommen wurden.
  • Ergänzen Sie allfällige Nebensteuerdomizile in der Mandanten-Erfassungsmaske unter KONTAKTE / Mandanten / Register Steuerdomizile.
  • Überprüfen und passen Sie sofern nötig die Briefvorlagen für Einzel- und Sammelgesuche unter FRISTEN / Briefvorlagen entsprechend an.

Fristerstreckung starten

  1. Wählen Sie in der Hauptnavigation die Fristen für natürliche (oder juristische) Personen aus.
  2. Achten Sie darauf, dass das richtige Steuerjahr angewählt ist. Für die Fristerstreckung der Steuererklärung 2016 würden Sie das Jahr 2016 wählen.
  3. In der Tabelle werden alle Steuererklärungen aus dem entsprechenden Steuerjahr plus alle (Neben-)Steuerdomizile aufgelistet welche direkt unter dem Mandanten erfasst sind. Wenn Sie nur gewisse Steuererklärungen verlängern möchten wählen Sie diese vorgängig aus.
  4. Wählen Sie im Menü "Neue Fristverlängerung" und anschliessend "für alle angezeigten Zeilen" oder "für markierte Zeilen".

    Führen Sie nun die Schritte des nächsten Abschnitts aus.

Fristerstreckung konfigurieren und einreichen

  1. Wählen Sie zunächst in der Navigation links den gewünschten Kanton aus.
  2. Ergänzen Sie die Angaben unter "EINSTELLUNGEN FRISTENVERLÄNGERUNG". Erst wenn alle notwendigen Informationen zur Fristverlängerung vorhanden sind, werden die Einreichungsoptionen im Menü aktiviert.
  3. Filtern Sie bei Bedarf die zu verlängernden Fristen anhand weiterer Kriterien: Standardmässig werden als "erledigt", "eingereicht" und "inaktiv" markierte Steuererklärungen sowie Laufkunden ausgeblendet. Sie können jedoch die Anzeige-/Filteroptionen via Menü anpassen und sehen dabei wieviele Kunden jeweils tangiert sind:

  4. Überprüfen Sie die Warnungen, Fehler und allenfalls die Informationen zu den Kosten:
    • Warnungen sind Hinweise zu möglichen Ablehnungsgründen seitens Steuerverwaltung, wie fehlende Angaben oder verpasste Einreichungstermine. Das Fristgesuch können Sie auch ohne Behebung der Warnungen einreichen (auf eigenes Risiko):

    • Fehler werden nur angezeigt, wenn die Steuerverwaltung das Gesuch seitens Steuerverwaltung ohne die fehlenden Angaben nicht bearbeiten kann und daher ablehnt. Vor der Erstellung der Fristverlängerung müssen diese Fehler deshalb zwingend korrigiert werden.

    • Hinweise: Dr. Tax macht Sie auf allfällige Kosten im Zusammenhang mit der Fristerstreckung aufmerksam (sofern diese Angaben uns bekannt sind). Falls eine kostenlose Fristerstreckung via Webseite der Steuerverwaltung möglich ist zeigt Dr. Tax den entsprechenden Link an:

  5. Stellen Sie sicher, dass alle gewünschten Zeilen für die Fristerstreckung angewählt sind. Sie können auch ganz einfach auf die Schaltfläche "Alle auswählen" klicken, um auf der sicheren Seite zu sein:

  6. Erstellen Sie das entsprechende Gesuch indem Sie im Menü auf die gewünschte Einreichungsoption klicken.

    Sie können sich unter Einzelgesuch bzw. Sammelgesuch auch zuerst eine Vorschau der einzureichenden Fristen anzeigen lassen. Speichern Sie das generierte Fristgesuch ab, damit die entsprechenden Fristentermine und Briefe in Dr. Tax gespeichert werden:

Bemerkung: In jenen Kantonen, wo in Dr. Tax eine Online- oder Email-Verlängerung angeboten wird, sollten Sie diese Option wenn möglich auch nutzen zumal viele Kantone dazu über gehen, nur noch elektronische Fristengesuche zu akzeptieren.

Detailanleitung

Vorlagen und Basisdaten aufbereiten

Bevor Sie mit der Erstellung der Fristverlängerungen beginnen, nehmen Sie sich am besten kurz Zeit folgendes zu überprüfen:

  • Sind Sie mit den Briefvorlagen zufrieden oder möchten Sie diese noch anpassen?
    Die Vorlagen können jahresübergreifend genutzt werden und müssen daher nur einmal angepasst werden. Bevor Sie das erste Mal mit der Fristverwaltung beginnen empfehlen wir Ihnen, die Vorlagen zu überprüfen.
  • Sind die Daten in vollständig erfasst?
    Für eine korrekte Fristverlängerung müssen verschiedene Vorgaben der Kantone erfüllt werden und insbesondere die IDs der Steuerpflichtigen Personen wie AHVN-13, Reg-Nr, PID, ZPV-Nr, etc. richtig erfasst sein. Diese Angaben lassen sich im Rahmen der Fristverlängerung ergänzen. Weil dadurch jedoch Ihr Arbeitsfluss unterbrochen wird empfehlen wir, die Prüfung der Datenqualität bereits im Vorfeld durchzuführen. Prüfen Sie dabei insbesondere folgende Punkte:
    • Wurden die Personalien vollständig erfasst?
    • Wurde die Steuergemeinde bei allen Steuerpflichtigen hinterlegt?
    • Wurden die Nebensteuerdomizile hinterlegt?
    • Wurden alle relevanten Identifikations-Nummern erfasst (z.B: Reg-Nr., ZPV-Nr., PID, Fall-Nr., Personennummern, etc.)?

Fristverlängerung aufrufen

Wählen Sie links in der Hauptnavigation unter FRISTEN den Punkt Natürliche Personen oder Juristische Personen. Überprüfen Sie ob das richtige Steuerjahr ausgewählt ist. Für die Fristverlängerung zur Steuererklärung 2016 muss im Titel ebenfalls 2016 ausgewählt sein:

Ansicht der Fristentabelle anpassen und filtern

Sie können die Tabellenansicht anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Spaltenüberschrift um ins Kontextmenü mit folgenden Optionen zu gelangen. Die Anpassungen gelten nur auf dem jeweiligen Arbeitsplatz bzw. sind pro Benutzer individuell einstellbar. Die wichtigsten Funktionen sind:

Ansicht filtern

Wenn Sie in der Ansicht nur spezifische Einträge sehen möchten, klicken Sie  um einen Filter zu setzen. Eine Mehrfachselektion ist möglich.

Spalten hinzufügen/entfernen

"Spalten hinzufügen / Spalten entfernen"

Hiermit können Sie der Ansicht Spalten hinzufügen oder entfernen.

Spalten gruppieren

"Nach dieser Spalte gruppieren / Gruppieren nach"

Gruppieren Sie die Zeilen gemäss Ihren Wünschen.

Mehrere Datensätze gleichzeitig auswählen

Markieren Sie einzelne Datensätze auf der Anzeige um die Auswahl zu verfeinern. Es stehen dabei folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Klick auf Zeile

Lediglich die angeklickte Zeile wird ausgewählt, allfällig vorher markierte
Zeilen verlieren ihre Markierung.

Ctrl und Klick auf Zeile

Beim Halten der Taste Ctrl (auf gewissen Tastaturen auch Strg benannt) während des Mausklicks wird die angeklickte Zeile ausgewählt und vorher markierte Zeilen behalten ihre Markierung bei.

Shift und Klick auf Zeile

Beim Halten der Taste Shift während des Mausklicks werden alle Zeilen zwischen der vorher ausgewählten und der angeklickten Zeile markiert (Bereichsmarkierung).

Neue Fristverlängerung starten

Klicken Sie im Menü auf "Neue Fristverlängerung" und wählen Sie eine der nachfolgenden Optionen:

Für alle angezeigten Zeilen

Wenn Sie diese Option anwählen übernimmt es alle angezeigten Datensätze – unabhängig von einer manuellen Auswahl. Einzig mittels Filter ausgeblendete Datensätze werden nicht übernommen.

Für markierte Zeilen

Diese Option berücksichtigt ausschliesslich die markierten Datensätze.

Sie gelangen nun ins folgende Fenster:

Übersicht zu den Einreichungs-, Auswahl- und Filteroptionen im Menü

Folgende Einreichungs-, Auswahl- und Filteroptionen stehen in der Fristverlängerung zur Verfügung:

Fristverlängerung erstellen

Mit dieser Schaltfläche werden Einzelgesuche um Fristverlängerungen erstellt.

Die Option Einzelgesuch steht in allen Kantonen zur Verfügung, obwohl gewisse Kantone explizit nur noch elektronische Verlängerungen akzeptieren.

Mit dieser Schaltfläche werden Sammelgesuche um Fristverlängerungen an eine Fristbehörde erstellt.

Die Option Sammelgesuch steht in allen Kantonen zur Verfügung obwohl gewisse Kantone explizit nur noch elektronische Verlängerungen akzeptieren.

Im Kanton Zürich lassen sich die Fristen online verlängern. Weitere Kantone werden folgen. Die Online-Einreichung ist den Sammel- und Einzelgesuchen per Brief unbedingt vorzuziehen.

Voraussetzung für die Online-Einreichung im Kanton Zürich ist, dass Sie im Treuhänder-Register des Kantons Zürich eine entsprechende Treuhänder-ID beantragt haben. Hier geht es zum Treuhänder-Registerantrag: https://www.services.zh.ch/irj/portal/THAntrag

Die eingereichten Fristengesuche werden übrigens im gleichen Schritt bewilligt (oder allenfalls zurückgewiesen).

In den Kantonen BS, FR, GE, SH, VD, VS und Zug lassen sich die Fristen per E-Mail verlängern. Die entsprechenden XLS/CSV-Vorlagen sowie die E-Mail- Adressen der Steuerverwaltungen sind bereits in Dr. Tax hinterlegt.

Sie brauchen nur noch die Fristgesuche als E-Mail-Anhang zu versenden.

Auswahl

Mit dieser Schaltfläche werden alle Zeilen in der aktuellen Ansicht markiert sofern in dieser Zeile kein Fehler angezeigt wird. Die markierten Einträge können im späteren Schritt verlängert werden.

Mit dieser Schaltfläche werden alle Markierungen entfernt.

Mit dieser Schaltfläche wird die Markierung umgekehrt, d.h. dass markierte Zeilen ihre Markierung verlieren und nicht markierte Zeilen markiert werden.

Anzeigen / Filtern

Anhand dieser Checkboxen können Sie bestimmen ob Zeilen, auf die das entsprechende Kriterium (Text hinter der Checkbox) zutrifft, angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Dabei gilt, dass angewählte Checkboxen eine Anzeige und abgewählte Checkboxen ein Ausblenden verursachen.

Hinter dem Text ist jeweils eine Zahl in Klammern welche angibt, auf wie viele Zeilen das Kriterium zutrifft. Im Beispiel hier sind lediglich unselbständig erwerbende mit Hauptsteuerdomizil vorhanden.

Warnungen und Fehler bereinigen

Fehlende Informationen werden in der Fristverwaltung als Warnungen oder Fehler angezeigt. Durch Klick auf Details… erscheint am unteren Fensterrand eine Liste mit den Fehlern und Warnungen.

Fehler müssen zwingend korrigiert werden um eine Fristverlängerung durchführen zu können. Warnungen müssen nicht zwingend korrigiert werden. Felder mit fehlenden Informationen werden mit Ausrufezeichen markiert und können mittels Doppelklick bearbeitet werden:

Gewünschte Fristen und weitere Angaben zur Fristverlängerung hinterlegen

Ergänzen Sie unter EINSTELLUNGEN FRISTVERLÄNGERUNG die gewünschten Termine und weitere Informationen, wie:

Einreichungsstufe

Viele Kantone geben vor bis wann eine erste bzw. zweite Frist jeweils für selbständig und unselbständig Erwerbende bzw. Rentner verlängert werden kann. Diese Daten sind in Dr. Tax bereis hinterlegt und können mittels Wahl der Einreichungsstufe angezeigt bzw. für die Fristverlängerung aktiviert werden. Setzen Sie dazu einfach ein Häkchen bei 1. Verlängerung oder 2. Verlängerung.

Wenn Sie ein individuelles Datum hinterlegen möchten wählen Sie einfach "Individuelles Gesuch". In diesen Fall können Sie im Feld "Antrag bis" eingeben, bis wann Sie die Fristen für allg. Steuerpflichtige und für selbst. Erwerbende verlängern wollen.

Antrag bis

In diesen zwei Datumsfeldern werden jeweils den Fristen für allg. Steuer- pflichtige und für selbst. Erwerbende eingegeben.

Bewilligungsvermerk

Wenn Sie diese Checkbox anwählen werden die beantragte Fristen gleichzeitig als bewilligt markiert, ohne dass eine Rückmeldung vom Steueramt vorliegt.

Absender

Wählen Sie hier die Absenderadresse für das Fristverlängerungsgesuch. Standardmässig wird der Vertreter des Mandanten zugewiesen. Bei Kunden bei dene kein Vertreter hinterlegt ist wird der angegebene Absender als Vertreter eingetragen.

Treuhänder-ID

Diese ID wird nur in Zürich verwendet und muss vorgängig via Treuhänder-Register beim Kantonalen Steueramt beantragt werden.

Einreichungsdatum

Hier wird standardmässig das aktuelle Tagesdatum eingesetzt.

Briefvorlagen auswählen/bearbeiten

Dr. Tax schlägt für Einzel- und Sammelgesuche entsprechende Standardvorlagen vor. Diese Vorlagen lassen sich mittels Klick auf das Bleistiftsymbol am Ende der Auswahlbox in Word öffnen und anpassen.

Lesen Sie zu diesem Thema auch Abschnitt Briefvorlagen Fristverlängerung anpassen.

Nützliche Information zu den Fristen anzeigen

Der Bereich WEITERE INFO zeigt zusätzliche Informationen zur Fristverlängerung im entsprechenden Kanton an (Beispiel Kanton Zürich):

Fristverlängerung ausführen

Nachdem das Fristverlängerungsgesuch im Detailbereich konfiguriert wurde sind die Menü-Schaltflächen für die Erstellung der Fristverlängerung aktiv. Je nach Kanton wird auch eine Aktion für die Online- bzw. E-Mail-Verlängerung angezeigt:

Bei der Verlängerung via Einzel- oder Sammelgesuch wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Vorschau und Druck

Die Fristverlängerung wird in der Vorschau angezeigt und lässt sich von hier aus via Drucksymbol in der Menüleiste ausdrucken. Beim Verlassen der Vorschau werden Sie gefragt ob generierte Fristen und zugehörige Dokumente gespeichert werden sollen:

Klicken Sie auf "Speichern" um die beantragen Fristen in die Datenbank einzutragen und die Fristverlängerung als PDF zu archivieren. Klicken Sie auf Nicht Speichern wenn Sie weder die beantragen Fristen noch das Fristverlängerungsgesuch abspeichern möchten.

Als Word-Datei anzeigen und drucken

Das Fristerstreckungsgesuch wird als Word-Dokument generiert und angezeigt. Vor der Erstellung des Word-Dokuments können Sie die generierten Fristen und das Gesuch abspeichern.

Bemerkung: Bei dieser Ausgabeoption können Sie die Einzel- und Sammelgesuche nachträglich in Word bearbeiten. Falls Sie allerdings die Fristtermine direkt in Word ändern werden diese jedoch nicht mehr in Dr. Tax zurück gespeichert.

Als PDF-Datei anzeigen und drucken

Bei dieser Ausgabeoption wird direkt ein PDF erstellt. Sie werden vor der Erstellung des PDF-Dokuments gefragt ob die generierten Fristen und das Gesuch gespeichert werden sollen.

Fristverlängerungsmodul verlassen

Das Fristverlängerungsmodul wird durch Betätigen der Schliessen-Schaltfläche  in der rechten oberen Ecke verlassen.

Briefvorlagen Fristverlängerung anpassen

Briefvorlagen aufrufen

Rufen Sie die Briefvorlagen für die Fristen unter FRISTEN / Briefvorlagen auf.

Vorlage bearbeiten

Via Doppelklick auf die entsprechende Briefvorlage öffnet sich die Vorlage entweder in MS Word für (Einzel- und Sammelgesuche) oder in einem anderen Programm. Via rechtem Mausklick können Sie im Kontextmenü weitere Optionen anwählen.

Bemerkung: Via Doppelklick auf die entsprechende Briefvorlage öffnet sich die Vorlage entweder in MS Word für (Einzel- und Sammelgesuche) oder in einem anderen Programm. Via rechtem Mausklick können Sie im Kontextmenü weitere Optionen anwählen.

Eigenschaften bearbeiten

Klicken Sie auf die entsprechende Vorlage, um im Detail-Bereich die Eigenschaften der Vorlage zu konfigurieren (Name, Einreichungsart, Sprache, Kantonale Gültigkeit, etc.).

Briefvorlage Einzel-/Sammelgesuch in Word bearbeiten

Öffnen Sie die zu bearbeitende Vorlage durch einen Doppelklick. Die Vorlage wird nun in Word geöffnet. Um die Vorlage zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie in der Word-Vorlage die Makros, indem Sie die Schaltfläche "Inhalt aktivieren" bzw. "Enable Content" anklicken. Dadurch werden die Seriendruckfelder eingeblendet.

  2. Falls das Fenster für die Seriendruckfelder nicht angezeigt wird oder geschlossen wurde, können Sie das Fenster im Register "Dr. Tax" wieder aktivieren, indem Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" klicken:

  3. Passen Sie den Brieftext (ohne Seriendruckfelder) nach eigenen Vorstellungen an.

  4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Serienfelder ein, indem Sie in Word den Cursor an die gewünschte Position bringen, im Dialogfeld das entsprechende Seriendruckfeld anklicken und die Schaltfläche Feld einfügen betätigen.

  5. Speichern und schliessen Sie die Word-Vorlage. Dadurch wird die Vorlage wieder in die Dr. Tax Datenbank zurück gespeichert und steht so auch allen Anwendern im Netzwerk zur Verfügung.

Bemerkung: Sie brauchen die geänderte Vorlage nur abzuspeichern und zu schliessen. Speichern Sie die Vorlage nicht unter einem anderen Namen oder in einem anderen Format als vorgeschlagen, da ansonsten die Vorlage nicht mehr automatisch in Dr. Tax zurück importiert wird.

Standard-Vorlagen importieren

  1. Die Standard-Vorlagen in Dr. Tax werden von Zeit zu Zeit überarbeitet und ergänzt.
  2. Es ist jederzeit möglich, die Standard-Vorlagen neu zu importieren. Klicken Sie dazu in der Vorlagenverwaltung auf die Schaltfläche "Standard-Vorlagen importieren".
  3. Ihre bereits angepassten Vorlagen werden durch diesen Vorgang nicht überschrieben.

Eingereichte Fristgesuche nachverfolgen

Erstellte und gespeicherte Dokumente werden in Dr. Tax unter Eingereichte Fristgesuche archiviert und lässt sich mittels Doppelklick wieder öffnen:

In der Detail-Ansicht werden weitere Infos zum Dokument angezeigt.

Bewilligte Fristen eintragen

Automatischer Bewilligungsvermerk bei der Erstellung der Fristerstreckung

Die bewilligten Fristen werden automatisch eingetragen, wenn Sie bei der Erstellung der Fristverlängerung im Detail- Bereich unter EINSTELLUNGEN FRISTVERLÄNGERUNG die Option "Bewilligungsvermerk / Anträge gelten gleichzeitig als bewilligt angeklickt haben.

Das Datum „Bewilligt bis“ wird bei Erstellung der Fristerstreckung mit dem Antragsdatum gleichgesetzt.

Datumseintrag für Fristen manuell vornehmen

  1. Öffnen Sie das Menü FRISTEN.
  2. Wählen Sie das gewünschte Steuerjahr im Menü FRISTEN aus.
  3. Markieren Sie eine oder mehrere Einträge in der Liste, für die Sie die Sie das Datum ändern möchten.
  4. Klicken Sie rechts in der Detailansicht auf das entsprechende Datumsfeld (einfügen), um das Datum einzugeben oder zu mutieren. Bestätigen Sie nach der Eingabe die folgende Sicherheitsabfrage mit "OK". Die Abfrage erscheint nur, wenn Sie mehrere Einträge gleichzeitig mutieren wollen:

Dokumente mit bereits erstellter und eingereichter Fristverlängerung werden in Dr. Tax unter "Eingereichte Fristgesuche" archiviert und lässt sich mittels Doppelklick wieder öffnen:

In der Detail-Ansicht werden weitere Infos zum Dokument angezeigt.

Fälligkeitsliste erstellen/drucken

Wählen Sie die Option „Nach Excel exportieren“, um die angezeigte Tabelle zu exportieren. Sie können bestimmen, wieviele Daten exportiert werden sollen.

Markierte Zeilen

Es werden nur die markierten Zeilen ins Excel exportiert. Die Liste enthält ausschliesslich die sichtbaren Spalten.

Markierte Zeilen und versteckte Spalten

Es werden nur die markierten Zeilen ins Excel exportiert. Die Liste enthält alle verfügbaren Spalten und bietet Ihnen so die Möglichkeit, die Liste im Excel Ihren individuellen Wünschen anzupassen.

Gesamte Tabelle

Es werden alle sichtbaren Zeilen (unter Berücksichtigung der Filtereinstellungen) ins Excel exportiert. Die Liste enthält ausschliesslich die sichtbaren Spalten.

Gesamte Tabelle und versteckte Spalten

Es werden alle sichtbaren Zeilen (unter Berücksichtigung der Filtereinstellungen) ins Excel exportiert. Die Liste enthält alle verfügbaren Spalten und bietet Ihnen so die Möglichkeit, die Liste im Excel Ihren individuellen Wünschen anzupassen.

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