E-Dossier - Einrichten Scanning

 

DrTaxOffice E-Dossier bietet einen automatisierten Prozess die eingescannten Belege von einem definierten Datenpfad automatisch abzuholen und im E-Dossier dem Steuerkunden zuzuordnen.

 

1. Einrichten Hotfolder

Dokumente welche in den Hotfolder mit einem Deckblatt gescannt werden, holt E-Dossier automatisch ab und verarbeitet diese.

Pro Benutzer können ein oder mehrere Hotfolders eingerichtet werden.

 

  • Klicken Sie im E-Dossier das Menüband Register SCANNING und wählen Hotfolder konfirgurieren.
  • Wählen Sie den Datenpfad (Hotfolder) (3) wo die mit den Deckblättern eingescannten Dokumente gespeichert werden.
  • Aktion nach Verarbeitung: Sie haben die Möglichkeit auszuwählen was nach dem Import der Belege ins E-Dossier mit den Original-Dokumenten im Hotfolder gemacht werden soll.
      • Löschen: Nach einem erfolgreichen Import werden die Dokumente im     Datenverzeichnis des Hotfolders automatisch gelöscht.
      • Verschieben: Nach einem erfolgreichen Import werden die Dokumente im definierten Zielordner (5) verschoben.
      • Keine Aktion: Nach einem erfolgreichen Import werden die Dokumente im Hotfolder belassen.

Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

 

2. Deckblatt des Steuerpflichtigen

Für die automatische Zuordnung zur richtigen Steuerklärung wird ein Deckblatt aus dem E-Dossier für das Beleg-Scanning gedruckt.

 .

          • Das Deckblatt wird nur für das Beleg-Scanning benötigt und wird nach dem automatischen Import und Zuordnung zum Steuerpflichtigen wieder gelöscht und nicht als Beleg im E-Dossier angezeigt.
          • Ein Deckblatt kann ebenfalls nur für den Mandanten erstellt werden. Die Belege werden dann nicht der Steuerklärung sondern direkt dem Mandanten zugeordnet.

 

 

3. Kategorien - Trennblätter

Automatische Zuordnung zu Beleg-Kategorien

          • Gescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch innerhalb der Steuererklärung einer Beleg-Kategorie zuordnen.
          • Wird mit einem Trennblatt eingescannt wird beim Import automatisch pro Kategorie ein neuer Beleg erstellt welcher der gewählten Kategorie zugeordnet wird.
          • Die Trennblätter beinhalten nur die Zuordnung zur Kategorie und können somit für sämtliche Steuerkunden wiederholt verwendet werden.

 

 

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